Die Personalakten der beschäftigten Lehrkräfte werden beim Senator für Bildung und Wissenschaft geführt. Eine zweite Personalakte oder Nebenakte darf in der Schule nicht geführt werden.

Grundsätzlich gilt, dass den Beschäftigten, gleich ob Beamte oder Angestellte, jede Beschwerde, Behauptung und Bewertung, die für ihn/sie ungünstig und nachteilig sein könnte, vor Aufnahme in die Personalakte zur Kenntnis gebracht werden muss und ihm/ihr Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben ist. Die Stellungnahme muss mit zur Personalakte genommen werden.

Damit der/die Beschäftigte eine Kontrollmöglichkeit hinsichtlich des Inhaltes der Personalakte hat, gibt es ein Akteneinsichtsrecht für die Beschäftigten. Dieses Recht beinhaltet nicht nur, dass der/die Beschäftigte auf seinen/ihren Antrag hin in von der Behörde bestimmten Räumlichkeiten die Akten einsehen kann, sondern auch dass dieser/diese Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke anfertigen darf.
Alle anderen Unterlagen, die für den/die Beschäftigten/Beschäftigte ungünstig sind oder ihm/ihr nachteilig werden könnten, sind auf Antrag nach 3 Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten.
Wenn also sich ein Beschäftigter /eine Beschäftigte über den Inhalt seiner/ihrer Personalakte Kenntnis verschaffen möchte, muss er/sie bei der Personalstelle einen Antrag auf Einsichtnahme in die Personalakte stellen. Dieser Antrag kann schriftlich oder mündlich gestellt werden.

Schriftstücke, die dem/der Kollegen/Kollegin nicht bekannt sind und einen negativen Inhalt haben, sollten kopiert werden. Mit Hilfe des Personalrats-Schulen sollte ein Antrag auf Aktenreinigung auf dem Dienstweg gestellt werden.

In der Schule dürfen nur die Daten der KollegInnen in Handakten gespeichert werden, die benötigt werden, um den Schulbetrieb zu organisieren. Hierzu zählen Krankenzeiten, Dienstliche Beurlaubungen, Sonderurlaub, Unterrichtseinsatz, Mehrarbeit etc.
Der Schulleiter darf allerdings Listen führen zu statistischen Zwecken (nicht personengebunden) oder um eine gerechte Verteilung des Einsatzes für Krankenvertretungen zu gewährleisten.
Protokolle von Personalgesprächen in der Schule dürfen in der Schule nicht gespeichert werden.

Weitere Infos: §56 des Beamtenrechtsrahmengesetz